Nové povinnosti pro obce, kraje a orgány státní správy v oblasti otevřených dat

V rámci dalšího rozvoje digitálních služeb veřejné správy a samosprávy vzniká podle právě přijatého zákona č. 261/2021 Sb. nová povinnost pro obce s rozšířenou působností, kraje a státní orgány zveřejňovat metadata informací z úředních desek jako otevřená data. Tato povinnost dopadne na několik stovek úřadů státní správy a samosprávy v České republice a je třeba se na ni rychle připravit - v účinnost totiž vstupuje již od února příštího roku.

Velký změnový zákon, který navazuje na zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, a který novelizuje velké množství předpisů v souvislosti s podporou digitalizace veřejné správy a eGovernmentu, byl 9. 7. 2021 publikován jako zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci. Krom celé řady dalších změn obsahuje poměrně zásadní novelu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Zavádí nový § 5a, který z dosavadního § 5 odst. 5 částečně přebírá povinnost poskytovat povinně zveřejňované informace rovněž online a dále přináší dvě novinky.

První novinka spočívá v povinnosti publikovat veřejně dostupné informace vedené v zákonem předvídaných registrech jako otevřená data. Druhou novinkou je pak odst. 3, který se týká zveřejňování úředních desek online a zní: „(3) Státní orgány, krajské úřady a obecní úřady obcí s rozšířenou působností zveřejňují metadata informací zveřejněných způsobem umožňujícím dálkový přístup na jejich úředních deskách a metadata těchto úředních desek jako otevřená data.“ Jedná se o zcela novou povinnost, která však nedopadne na všechny povinné subjekty, kterých se zákon č. 106/1999 Sb. dotýká. Předně se tato novinka týká státních orgánů. Tento pojem není v zákoně č. 106/1999 Sb. vymezen, nicméně z ustáleného výkladu § 2 téhož zákona vyplývá, že se jedná zejména o ministerstva a další ústřední orgány státní správy ve smyslu kompetenčního zákona (zákon č. 2/1969 Sb.), stejně jako o další orgány státní správy, které jsou nějakému ministerstvu podřízeny a jsou založeny zákonem, zpravidla agendovým. Mezi orgány státní správy se dále zpravidla řadí i soudy. Ze samospráv nová povinnost dopadne jen na krajské úřady a obecní úřady obcí s rozšířenou působností. Povinnost naopak nedopadá na veřejné instituce ve smyslu § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. Cílem této úpravy je zajistit, aby informace z úředních desek úřadů z celé ČR byly snadno dostupné online, a hlavně snadno opětovně využitelné v souladu s principy, které stanoví evropská směrnice č. 2019/1024, o otevřených datech a opakovaném použití informací veřejného sektoru.

Technické aspekty publikace metadat z úředních desek

Vzhledem k širokému spektru povinných subjektů, na které dopadne povinnost publikovat informace o úředních deskách a metadata dokumentů publikovaných na úředních deskách, hrozí nežádoucí praxe, kdy různé povinné subjekty budou tuto svoji povinnost plnit různými technickými způsoby. Základní problém představuje již jen formát publikovaných informací a metadatový popis jejich kategorií.

Pokud by technická praxe poskytování dat nebyla maximálně sjednocená, bude v konečném důsledku jejich opětovná využitelnost velmi limitovaná. Každý další uživatel by totiž musel nejprve investovat cenné prostředky a čas, aby formát informací upravil tak, aby s nimi mohl hromadně snadno pracovat. To však není žádoucí, protože jde o čas a prostředky, které by mohl věnovat vývoji nových zajímavých funkcí a využití těchto informací. Právě z toho důvodu, aby se zabránilo roztříštění způsobů publikace typově stejných informací, obsahuje zákon č. 106/1999 Sb. v § 4b odst. 1 povinnost při poskytování informací „co nejvíce splňovat otevřené formální normy“.

Otevřená formální norma je v zákoně definována v § 3 odst. 9 zákona č. 106/1999 Sb. a jde o písemně stanovené pravidlo či technickou specifikaci, která může poměrně přesně určit konkrétní technický způsob, jakým mají být určité informace poskytovány, včetně detailního popisu sémantické struktury poskytovaných dat. Otevřené formální normy postupně vznikají v nejžádanějších oblastech a Ministerstvo vnitra po konzultacích se zainteresovanými aktéry (obce, které již publikují obsah úředních desek jako data; firmy, které poskytují informační systémy pro obce; firma zabývající se zpracováním dat z úředních desek) vydalo otevřenou formální normu pro úřední desky. Její aktuální verze vydaná 20. 7. 2021 je dostupná na webu OFN pro úřední desky. Povinné subjekty tak mohou tento návod snadno následovat a naplnit tak svoji novou povinnost, aby poskytované informace byly opětovně využitelné v maximální možné míře. Obecné informace o tom, jak s otevřenými formálními normami pracovat naleznete na webu ofn.gov.cz.

Aby byla splněna povinnost poskytovat daná data jako otevřená data, tak kromě struktury dat dle otevřené formální normy, je třeba splnit i několik dalších zákonných požadavků. Data je třeba opatřit podmínkami jejich užití.

Další klíčovou povinností je zajištění katalogizace v Národním katalogu otevřených dat. Tuto povinnost lze splnit buď ruční registrací datových sad, jež však není z důvodu administrativní zátěže vhodná pro větší úřady, a nebo pomocí vytvoření lokálního katalogu otevřených dat, u kterého je administrativa z velké části zautomatizovaná (více na stránkách Rozhodnutí o způsobu katalogizace dat). Bližší informace o problematice otevírání dat naleznete na stránkách Otevírání dat v kostce.

Pro přípravu publikace otevřených dat z úředních desek lze využít školení Ministerstva vnitra

Nová povinnost poskytovat informace o úředních deskách a z úředních desek jako otevřená data nabude účinnosti 1. 2. 2022. Obce s rozšířenou působností, krajské úřady a státní orgány se tak musí na povinnou publikaci metadat úředních desek ve formátu otevřených dat připravit za necelý půlrok. Ministerstvo vnitra standardně nabízí všem zájemcům řadu školení v oblasti otevřených dat, která zcela určitě mohou pomoci uvedenou novou povinnost snadno zvládnout.

Všechny potřebné informace o probíhajících školeních a workshopech lze najít v sekci Vzdělávání na Portálu otevřených dat. V případě naléhavé potřeby jsou poskytovány také individuální odborné konzultace. Všechny vzdělávací aktivity jsou nabízeny v prezenční i on-line formě, od podzimu budou také nově nabízeny formou individuálního e-learningu.

Vzdělávací aktivity Ministerstva vnitra v oblasti otevřených dat jsou zaměřené na různé aspekty dané problematiky, ať už se jedná o základní úvodní informace a vstup do problému, nebo úžeji zaměřená témata jakými jsou např. právní úprava otevřených dat, publikační plán, publikace otevřených dat, otevřené formální normy, technické aspekty nebo katalogizace otevřených dat. Zejména tři poslední zmíněná témata budou v souvislosti s novou povinností publikace metadat z úředních desek ve formátu otevřených dat velmi aktuální. Použití otevřených forem jednak výrazně zjednodušuje samotnou publikaci otevřených dat, ale také dále usnadňuje splnění podmínek stanovených platnou českou legislativou. Podle ní musí otevřená data splňovat konkrétní technické parametry stanovené OFN a musí být katalogizována v Národním katalogu otevřených dat. Při nesplnění těchto podmínek nejsou data považována za otevřená data.

Mnoho úřadů se díky zákonu č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, setká s praxí publikace otevřených dat vůbec poprvé. Je proto velmi důležité, aby se na novou povinnost co nejlépe připravily.