Specifika státní správy

Kvalitní správa dat je klíčem k efektivnímu využívání informací. Pomáhá organizacím třídit, uchovávat a analyzovat data tak, aby byla snadno dostupná a využitelná. Ať už se jedná o malou firmu, korporaci, výzkumnou instituci, nebo organizace veřejné správy. V komerční sféře vede efektivní správa dat ke zlepšení rozhodovacích schopností organizací, optimalizaci procesů, zvýšení jejich konkurenceschopnosti, zlepšení služeb zákazníkům, posílení bezpečnosti dat, transparentnosti, důvěryhodnosti a lepšímu využívání datových zdrojů.

Efektivní a kvalitní správa dat ale nemá přínosy jen pro komerční sféru. Významný dopad a důležitou roli sehrává i ve veřejné správě, kde přispívá především ke zlepšení výkonu státních institucí a efektivnímu a kvalitnímu poskytování služeb veřejnosti a je klíčová i pro účinné rozhodování státu.

Mezi nejvýznamnějšími efekty správy dat ve veřejné správě patří:

• Lepší strategické plánování, protože kvalitní správa dat umožňuje státním institucím lépe porozumět potřebám občanů a identifikovat klíčové oblasti, do kterých je potřeba investovat nebo v nich upravit politiky.
• Efektivnější poskytování služeb, neboť kvalitní správa dat umožňuje státním institucím lépe sledovat a analyzovat výkonnost svých služeb a následně je zlepšovat, a zvyšovat tak spokojenost občanů.
• Posilování transparentnosti, odpovědnosti a posilování důvěry veřejnosti ve státní instituce prostřednictvím transparentního zveřejňování dat a informací, které je možné zveřejnit.
• Lepší analýzu dopadů a řízení rizik spojených s veřejnými politikami, programy a projekty.
• Posílení bezpečnosti a ochrany citlivých informací a údajů ve veřejném sektoru před kybernetickými útoky a dalšími hrozbami.
• Zvýšení efektivity a úspory nákladů prostřednictvím přesnější alokace zdrojů, analýz nákladů a přínosů, což vede k efektivnějšímu využívání veřejných prostředků.

Státní správa je ale principiálně odlišná od komerční sféry a úspěšná implementace správy dat ve veřejných organizacích proto vyžaduje respektování všech jejích specifik. A to nejen z pohledu zavádění a její institucionalizace, ale také z pohledu definování obsahu samotné správy dat. Při zavádění kvalitní správy dat ve veřejné správě je proto nutné počítat se základními odlišnostmi tohoto prostředí, jako jsou:

• Politický kontext: Veřejná správa je ovlivňována politickými rozhodnutími, což může mít vliv na strategie a priority veřejných institucí včetně správy dat.
• Regulace a právní rámec: Veřejná správa podléhá přísnému právnímu rámci a regulacím, které stanovují pravidla a procedury pro fungování veřejných institucí, včetně správy dat a ochrany osobních údajů.
• Dlouhodobé plánování: Veřejná správa často provádí plánování a strategické rozhodování s ohledem na dlouhodobé zájmy a potřeby občanů a společnosti jako celku. To může mít vliv na správu dat, například v podobě investic do vhodné infrastruktury pro zabezpečení jejího rozvoje a provozu, ale také například pro vytváření a uchovávání dlouhodobých datových souborů.
• Dlouhé cykly rozhodování: Procesy rozhodování ve státní správě mohou být často složité a dlouhé kvůli potřebě konzultace, souhlasu a schválení od různých institucí, resortů a úrovní řízení.
• Veřejné finance: Veřejná správa je financována z veřejných prostředků a podléhá veřejnému dohledu a kontrole. Její činnost je často omezena dostupností finančních zdrojů a schválenými rozpočty.
• Veřejné zakázky: Při nákupu a implementaci technologií a systémů pro správu dat musí státní správa dodržovat proces veřejných zakázek a transparentního výběru dodavatelů, což může ovlivnit nejen výběr a nasazení technologických řešení, ale také rychlost nasazení těchto řešení

Z pohledu obsahu správy dat, výběru jejích relevantních oblastí a navržení vhodných postupů a procesů pro její zabezpečení, je nutné počítat také se základními specifickými charakteristikami práce s daty v prostředí veřejné správy, jako jsou:

• Zákonodárný rámec: Správa dat musí řídit specifickými právními předpisy, které se týkají se sběru, uchovávání a zpracování dat, včetně zákonů o ochraně osobních údajů, přístupu k informacím a správě veřejných dokumentů.
• Spolehlivost a bezpečnost dat: Při správě dat je třeba zajistit jejich spolehlivost a bezpečnost tak, aby byly chráněny citlivé informace a minimalizovala se rizika zneužití, úniků dat a kybernetických útoků.
• Rozmanitost dat: Správa dat musí respektovat rozmanitost datových oblastí, které veřejná správa zahrnuje. Jedná se například o demografické údaje, ekonomické indikátory, zdravotnická a environmentální data, to vyžaduje komplexní přístup k jejich správě a analýze.
• Diverzita služeb: Veřejná správa zahrnuje mnoho různých úrovní a typů institucí, od centrálních orgánů až po místní samosprávy, a každá z nich může mít specifické požadavky na správu dat s ohledem na její funkce a úkoly.
• Zajištění interoperability: Veřejná správa často využívá spolupráci mezi různými úrovněmi organizací a sektorů. To vyžaduje zajištění interoperability informačních systémů a sdílení dat mezi různými institucemi.
• Závislost na informačních technologiích: Moderní veřejná správa je silně závislá na informačních technologiích pro sběr, uchovávání, zpracování a distribuci dat, které pocházejí od různých dodavatelů. Správa dat ve veřejném sektoru proto musí být schopna efektivně využívat nejrozmanitější technologické nástroje a platformy.
• Archivace dat: Veřejná správa musí dodržovat specifické postupy a standardy pro archivaci, uchovávání a správu archivních dat a dokumentů, včetně historických a důležitých veřejných záznamů.

Praktická podoba zajištění správy dat v organizacích veřejné správy představuje další specifikum, a to v podobě zapojení externích dodavatelů a interních útvarů do vlastní správy dat. Jak dokládá přiložený graf, jedná se o různé způsoby rozdělení kompetencí ve všech oblastech správy dat (technické, provozní, aplikační).

Specifika veřejné správy a jejích organizací je nutné pro úspěšnou implementaci správy dat plně respektovat, protože váha jednotlivých specifik může výrazně ovlivnit konečný výsledek. Výchozí metodický rámec pro správu dat (DAMA/DMBoK „Data Management Body of Knowledge“), který se zaměřuje primárně na komerční sektor platí i pro veřejnou správu, jeho implementace ale vyžaduje úpravu na míru právě na základě zmíněných specifik veřejné správy.