Vzorová směrnice pro publikaci a katalogizaci otevřených dat organizace veřejné správy

Směrnice - vzor 2 k volnému použití, aktualizováno 12.6.2019.

Obsah

1. Článek 1 - Vymezení působnosti směrnice
2. Článek 2 - Pojmy
3. Článek 3 - Přehled rolí a jejich obsazení
4. Článek 4 - Práva a povinnosti rolí
5. Článek 5 - Postup publikace a katalogizace otevřených dat
6. Článek 6 - Katalogy otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE]
7. Článek 7 - Závěrečná ustanovení

Předpoklady a poznámky k použití a přizpůsobení vzoru směrnice

• Tato vzorová směrnice je úředním dílem, a je tedy možné ji volně používat, upravovat a šířit.
• vzor směrnice je nutno přizpůsobit k použití v konkrétní instituci;
• Před použitím ve vaší instituci je nutné doplnit konkrétní údaje (např. název organizace, název přímo řízených organizací, název útvarů). → Místa k doplnění jsou označena přehledně pomocí závorek, např. [NÁZEV ORGANIZACE].
• Uvedené role je možné slučovat nebo obsadit jedním útvarem / jedním zaměstnancem. Podle zvyklostí organizace se rozlišuje „jmenování“ (konkrétní osoby) a „pověření“ (útvaru).
• Směrnice předpokládá existenci pravidelné porady vedoucích pracovníků organizace a jejích přímo řízených organizací (např. v prostředí ministerstva).
• Směrnice obsahuje volitelné ustanovení o „zkráceném schvalovacím řízení“, pokud je datová sada již zveřejněná v některé veřejné části webu organizace nebo její přímo řízené organizace.
• Směrnice předpokládá, že organizace obvykle spravuje svůj lokální katalog otevřených dat i za přímo řízené organizace. → Pokud si jednotlivé organizace spravují katalog samostatně, je třeba tuto skutečnost do směrnice doplnit v příslušných částech.
• Národní katalog otevřených dat (NKOD)umožňuje katalogizaci následujícími způsoby:
  • odesláním formuláře na Portálu o datech přes datovou schránku,
  • automatickým sklizněním metadat z lokálního katalogu po registraci v NKOD.
• Uplatnění této směrnice v organizaci předpokládá, že se řídí White paperem Otevřená data, zejména že má přístup k datům informačních systémů, která má otevírat.

Článek 1 - Vymezení působnosti směrnice

1. Účelem směrnice je sjednotit postup při publikaci a katalogizaci otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE] a [NÁZEV RESORSTNÍ ORGANIZACE] ve vztahu k veřejnosti.


2. Směrnice je závazná pro zaměstnance [NÁZEV ORGANIZACE], [NÁZVY VEDOUCÍCH FUNKCÍ JEDNOTLIVÝCH RESORTNÍCH ORGANIZACÍ].


3. [NÁZVY VEDOUCÍCH FUNKCÍ JEDNOTLIVÝCH RESORTNÍCH ORGANIZACÍ] uvedené v odstavci 2 čl. 1 zajistí provedení této směrnice v jimi řízených organizacích.

Článek 2 - Pojmy

Otevřená data

Za otevřená data se považují data, která splňují následující podmínky:

1. úplnosti; úplnost je zabezpečena publikováním v maximálním možném rozsahu,


2. snadné dostupnosti; data jsou dostupná na internetu a dohledatelná běžnými informačními a komunikačními technologiemi (ICT),


3. strojové čitelnosti; data jsou uvedena ve formátu, který je strukturovaný takovým způsobem, že pomocí běžné softwarové aplikace z nich lze získat požadované údaje,


4. používají standardy s volně dostupnou specifikací (otevřené standardy); data jsou ve formátu, který je volně (bezplatně) dostupný pro libovolné použití nebo do takového formátu převoditelný volně (bezplatně) dostupnou softwarovou aplikací,


5. zpřístupnění za jasně definovaných podmínek užití dat s minimem omezení (podmínky užití); podmínky užití dat jsou jasně a zřetelně definovány a publikovány,


6. dostupnosti uživatelům při vynaložení minima možných nákladů na jejich získání.

Datová sada

Datová sada je množina souvisejících dat, vztahující se k jednomu věcnému tématu. Datová sada je dostupná prostřednictvím jednoho nebo více datových souborů nebo prostřednictvím definovaného programového rozhraní (API).

Distribuce datové sady

Distribucí datové sady se rozumí datový zdroj v podobě elektronického souboru, který zpřístupňuje data datové sady nebo jejich část.

Otevřená datová sada

Otevřená datová sada je datová sada, která je zpřístupněna prostřednictvím webových stránek a splňuje definici otevřených dat.

Transformace dat

Transformace dat je změna obsahu a struktury datové sady, např. anonymizace, agregace či jiná úprava původních dat.

Portál o datech

Portál o datech (dále jen "POD") je webový portál na adrese data.gov.cz.

Katalogizační záznam

Katalogizační záznam tvoří strukturovaná data o určité otevřené datové sadě (metadata) v katalogu otevřených dat; struktura katalogizačního záznamu je popsána na POD.

Otevřená formální norma

Otevřená formální norma je otevřená formální norma dle § 3a odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím. Seznam otevřených formálních norem je dostupný na POD.

Podmínky užití otevřených dat

Podmínky užití otevřených dat jsou podmínky, kterými je opatřena publikovaná datová sada a které musí být v souladu s pravidly pro stanovení podmínek užití otevřených dat zveřejněnými na POD.

Proces publikace

Proces publikace zahrnuje přípravu datové sady, katalogizaci a samotné zveřejnění datové sady. Proces zveřejnění je řízen stanovenou periodicitou.

Neúplný katalogizační záznam

Katalogizační záznam, který nemá vyplněny všechny atributy katalogizačního záznamu nebo neodkazuje na vlastní distribuci datové sady.

Katalogizace datové sady

Zaevidování datové sady v katalogu otevřených dat spolu s vyplněním katalogizačního záznamu a případně relevantního odkazu na datovou sadu publikovanou v otevřeném formátu.

Metadata datové sady

Metadaty datové sady se rozumí data popisující datovou sadu, zejména její věcný obsah, časové, územní a další souvislosti.

Metadata distribuce datové sady

Metadaty distribuce datové sady se rozumí data popisující distribuci datové sady, zejména její strukturu, časové a další souvislosti.

Katalog otevřených dat

Katalog otevřených dat je softwarová aplikace pro správu katalogizačních záznamů. Katalog otevřených dat umožňuje katalogizační záznamy prezentovat v plném rozsahu uživatelům sítě Internet, včetně funkcionality vyhledávání a získání přehledového seznamu všech katalogizačních záznamů. Katalog otevřených dat je dostupný prostřednictvím API, které odpovídá aktuální verzi otevřené formální normy Rozhraní katalogů otevřených dat.

Národní katalog otevřených dat

Národní katalog otevřených dat veřejné správy ČR (dále "NKOD") je centrálním katalogem otevřených dat v ČR. NKOD je dostupný prostřednictvím POD. NKOD obsahuje katalogizační záznamy o datových sadách zveřejněných jednotlivými subjekty veřejné správy ČR, včetně odkazů ke stažení dat. Data ke stažení jsou uložena na webu příslušného Poskytovatele dat.

Katalog otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE]

Katalog otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE] je katalog otevřených dat, který je implementován pro potřeby katalogizace otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGAANIZACE]. Katalog otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE] je zaregistrován v NKOD.

Publikační plán

Publikační plán stanovuje datové sady plánované k publikaci v podobě otevřených dat. Publikační plán je aktualizován v roční periodě, obsahuje seznam datových sad a pro každou datovou sadu jsou uvedeny:

1. název datové sady;
2. popis datové sady;
3. kurátor dat zodpovědný za analýzu a přípravu datové sady;
4. přínosy a rizika publikace datové sady ve formátu otevřených dat;
5. periodicita publikace (aktualizace) datové sady;
6. podmínky užití datové sady;
7. plánovaný termín první publikace datové sady.

Článek 3 - Přehled rolí a jejich obsazení

Pro práci s datovými sadami jsou rozlišovány následující role a jejich obsazení:

Vedení poskytovatele dat

Vedení [NÁZEV ORGANIZACE] nebo resortní organizace

Poskytovatel

[NÁZEV ORGANIZACE] nebo resortní organizace

Kurátor

Jmenovaný zaměstnanec věcně příslušného útvaru [NÁZEV ORGANIZACE] nebo resortní organizace, který zodpovídá za zveřejnění konkrétní datové sady ve formě otevřených dat.

Správce katalogu otevřených dat

[NÁZEV ÚTVARU POVĚŘENÉHO SPRÁVOU KATALOGU OTEVŘENÝCH DAT] [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE]

Koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE]

Zaměstnanec [NÁZEV ORGANIZACE] [NÁZEV ÚTVARU POVĚŘENÉHO ROLÍ KOORDINÁTORA OTEVŘENÝCH DAT]

Koordinátor otevírání dat resortní organizace

Zaměstnanec resortní organizace [NÁZEV ORGANIZACE] který je jmenován poradou vedení [NÁZEV ORGANIZACE] na základě návrhu ředitele resortní organizace [NÁZEV ORGANIZACE].

Článek 4 - Práva a povinnosti rolí

1. Poskytovatelem datových sad je [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE], který/á zodpovídá za:
   1. identifikaci datových sad k publikaci a jejich publikaci ve formě otevřených dat,
   2. identifikaci potenciálních rizik plynoucích z publikace otevřených dat,
   3. kontrolu souladu publikace otevřených dat s právními předpisy ČR,
   4. určování podmínek, za jakých jsou otevřená data publikována, a to zejména právních, ekonomických, časových a technických a
   5. zajištění technického prostředí pro provoz katalogu otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE].


2. Kurátor je jmenován poradou vedení [NÁZEV ORGANIZACE], role se váže na konkrétní pracovní pozici. Kurátor datové sady zodpovídá zejména za:
   1. zajištění analýzy datové sady předcházející zveřejnění dat,
   2. zajištění, že otevřená datová sada je publikována v souladu s právními předpisy ČR a otevřenými formálními normami,
   3. poskytování informací o otevřené datové sadě veřejnosti v návaznosti na dotazy; poskytování návrhu aktualizace katalogizačního záznamu správci katalogu otevřených dat, vyplyne-li z dotazů veřejnosti zásadní nejasnost,
   4. řešení nedostatků datové sady zjištěných koordinátorem otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] při periodické kontrole katalogizačních záznamů [NÁZEV ORGANIZACE] v NKOD,
   5. poskytnutí katalogizačního záznamu datové sady správci katalogu otevřených dat.


3. Správce katalogu otevřených dat je jmenován poradou vedení MV ČR, role se váže na konkrétní pracovní pozici. Správce katalogu otevřených dat zodpovídá za
   1. zajištění implementace a provozu katalogu otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE],
   2. správu a formální kontrolu katalogizačních záznamů,
   3. poskytování technické podpory a součinnosti kurátorovi a koordinátorovi otevírání dat resortní organizace nebo koordinátorovi otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] při plnění povinností plynoucích z této směrnice, zejména při analýze předcházející zveřejnění dat a jejich průběžné kontrole,
   4. zajištění registrace otevřených dat v NKOD
   5. zajištění souladu rozhraní katalogu otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE NEBO RESORTNÍ ORGANIZACE] s otevřenou formální normou Rozhraní katalogů otevřených dat.


4. Koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] zodpovídá za:
   1. poskytování metodické podpory a vlastní metodické vedení koordinátorů otevírání dat resortních organizací,
   2. nastavení modelu komunikace mezi jednotlivými rolemi, podílejícími se na otevírání dat (tj. především koordinátory otevírání dat resortních organizací, kurátory, IT pracovníky, pracovníky tiskového útvaru) a organizuje projektové schůzky.
   3. sběr podnětů, přípravu a předkládání návrhu datových sad pro zveřejnění,
   4. zpracování výroční zprávy o zveřejňování otevřených dat, výroční zpráva musí odpovídat šabloně zveřejněné na POD,
   5. koordinaci procesu zveřejnění datové sady,
   6. poskytování metodické podpory kurátorovi při plnění povinností plynoucích z této směrnice,
   7. periodickou kontrolu katalogizačních záznamů [NÁZEV ORGANIZACE] v NKOD včetně jejich kvality a včetně dostupnosti katalogizovaných souborů,
   8. předávání nedostatků zjištěných při kontrole katalogizačních záznamů v NKOD k řešení kurátorovi dotčené datové sady,
   9. předložení návrhu neúplných katalogizačních záznamů správci katalogu otevřených dat v návaznosti na rozhodnutí porady vedení [NÁZEV ORGANIZACE] o publikaci otevřené datové sady.


5. Koordinátor otevírání dat resortní organizace je jmenován poradou vedení [NÁZEV ORGANIZACE] a zodpovídá za:
   1. sběr podnětů, přípravu a předkládání návrhu datových sad pro zveřejnění,
   2. přípravu a předání podkladů pro zpracování výroční zprávy o zveřejňování otevřených dat, které předává koordinátorovi otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE],
   3. poskytování metodické podpory kurátorovi resortní organizace při plnění povinností plynoucích z této směrnice,
   4. koordinaci procesu zveřejnění datové sady dle postupu odsouhlaseného na projektové schůzce,
   5. předložení návrhu neúplných katalogizačních záznamů správci katalogu otevřených dat v návaznosti na rozhodnutí porady vedení [NÁZEV ORGANIZACE] o publikaci otevřené datové sady.

Článek 5 - Postup publikace a katalogizace otevřených dat

1. Koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] svolává projektovou schůzku koordinátorů otevírání dat jednotlivých resortních organizací a stanovuje způsob komunikace mezi jednotlivými zainteresovanými stranami (tj. především koordinátory otevírání dat resortních organizací, kurátory, IT pracovníky, pracovníky tiskového útvaru). Schůzky se zúčastňují i koordinátoři otevírání dat jednotlivých resortních organizací, vybraní kurátoři nebo jejich zástupci, kteří dosud nebyli schváleni na poradě vedení.


2. Na projektové schůzce jsou probírány náměty a návrhy na publikaci jednotlivých datových sad [NÁZEV ORGANIZACE] i jednotlivých resortních organizací a procesní a technické postupy publikace. Závěry z jednání projektového týmu musí obsahovat zejména:
   1. vyjádření k jednotlivým datovým sadám, zda budou/nebudou publikovány jako otevřená data a relevantní důvody,
   2. odsouhlasený technický a procesní postup publikace včetně odpovědností u jednotlivých datových sad,
   3. termíny pro zpracování detailnějšího návrhu publikace navržené datové sady,
   4. návrh kurátorů jednotlivých datových sad.


3. Jednotliví koordinátoři otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] nebo resortní organizace) zpracují ve spolupráci s příslušnými kurátory detailnější návrh publikace navržené datové sady do termínu odsouhlaseného na projektové schůzce. Příprava datové sady pro zveřejnění ve formě otevřených dat obsahuje analýzu datové sady a stanovení procesního a technického postupu publikace, a to:
   1. analýzu datové sady zahrnující povinnosti:
      1. stanovit detailní rozsah a podobu publikovaných dat jako maximálně možný a odpovídající otevřeným formálním normám, který neklade nepřiměřené náklady na proces zveřejnění a zároveň není v rozporu s právními předpisy ČR,
      2. ověřit kvalitu dat, zejména jejich úplnost, konzistenci a správnost; dále popsat zjištěné nedostatky včetně jejich četnosti a závažnosti,
      3. určit případnou nutnost transformace dat, zejména s ohledem na řešení problémů identifikovaných v přechozích bodech,
      4. určit periodicitu publikace otevřených datových sad, jako nejkratší možnou, která neklade nepřiměřené ekonomické náklady a je zároveň pro uživatele přínosná,
      5. detailně popsat data, zejména jejich věcný obsah, a rozsah;
      6. konzultovat zvolený rozsah, periodicitu a transformaci dat se zástupci potenciálních uživatelů, pokud jsou tito zástupci identifikováni v návrhu na zveřejnění datové sady, nebo pokud tito zástupci kontaktovali [NÁZEV ORGANIZACE] nebo resortní organizaci v návaznosti na zveřejnění neúplného katalogizačního záznamu; zapracovat jejich případné připomínky v případech, ve kterých je to právně a ekonomicky přípustné a nepředstavuje nepřiměřená rizika pro poskytovatele,
      7. stanovit podmínky užití datové sady v souladu s Návodem na stanovení podmínek užití otevřených dat zveřejněným na POD,
      8. konzultovat výstupy analýzy datové sady na projektové schůzce a zapracovat eventuální připomínky,
      9. navrhnout katalogizační záznam a přiložené dokumenty, které zejména vycházejí z předcházejících bodů analýzy datové sady.
   2. stanovení procesního a technického postupu publikace:
      1. určit formáty zveřejněných datových sad,
      2. zpracovat návrh, implementaci a testování postupů pro převod dat do cílového formátu odpovídajícímu otevřeným formálním normám,
      3. vyhotovit návrh optimálního technického zajištění samotné publikace,
      4. stanovit odhad prvotních nákladů nastavení procesu publikace a nákladů jedné další aktualizace dat zahrnující zejména náklady na straně kurátora a správce katalogu otevřených dat,
      5. vytvořit dokument popisující navržený postup publikace, včetně nákladů, evidence a poskytnutí tohoto dokumentu Koordinátorovi otevírání dat a kurátorovi,
      6. vyhotovit a aktualizovat katalogizační záznam na základě návrhu kurátora; doplnit body označené jako technické.


4. Výstupem z přípravy datové sady pro zveřejnění ve formě otevřených dat může být závěr, že datovou sadu není možné zveřejnit v jakémkoliv rozsahu a periodicitě z důvodů právních, ekonomických či technických. V takovém případě kurátor předkládá zprávu popisující tyto důvody a obsahující stanoviska kurátora, koordinátora otevírání dat, příp. správce katalogu otevřených dat. Tato zpráva je zveřejněna v katalogu otevřených dat spolu s neúplným katalogizačním záznamem.


5. Zpracovaný detailní návrh (připravené datové sady) je projednáván na další projektové schůzce. Výsledný návrh všech datových sad připravených k publikaci obsahující datové sady [NÁZEV ORGANIZACE] i resortních organizací (spolu se zprávou o zamítnutých datových sadách) překládá koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] k odsouhlasení na poradu vedení [NÁZEV ORGANIZACE]. Návrh zahrnuje:
   1. zevrubný popis datové sady,
   2. návrh kurátora,
   3. předběžný odhad pracnosti a spojených právních rizik,
   4. doporučení ohledně rozsahu dat a periodicity publikace,
   5. identifikaci skupiny potenciálních uživatelů datové sady (nepovinně),
   6. doporučení termínu první publikace datové sady,
   7. stanovisko navrženého kurátora.


6. V případě již veřejných datových sad, které ještě nesplňují definici otevřených dat, pokud v rámci projektové schůzky nejsou shledány právní, ekonomické, technické nebo jiné důvody zamezující publikaci, může koordinátor otevírání dat zahájit proces publikace ještě před předložením návrhu do porady vedení [NÁZEV ORGANIZACE].


7. Porada vedení [NÁZEV ORGANIZACE] projedná předložený návrh datových sad k publikaci a pověří koordinátora otevírání dat zahájením dalších kroků vedoucích k publikaci dat. Zároveň porada vedení [NÁZEV ORGANIZACE] jmenuje koordinátory otevírání dat a jmenuje kurátory k jednotlivým schváleným datovým sadám a termín publikace.


8. Na základě výsledků projednání na poradě vedení [NÁZEV ORGANIZACE] zahájí koordinátor otevírání dat práce na přípravě zveřejnění datové sady a její katalogizaci. Zveřejnění datové sady zahrnuje následující kroky:
   1. transformaci datové sady do cílového formátu,
   2. kontrolu kvality dat, zahrnující kontrolu správnosti, úplnosti a konzistenci v návaznosti na možné změny,
   3. publikaci datové sady včetně uveřejnění katalogizačního záznamu v katalogu otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE],
   4. zahájení periodického kontrolování katalogizačního záznamu datové sady v NKOD, jeho kvality, a dostupnosti katalogizovaných souborů,
   5. v případě opakované publikace ověření správnosti a klasifikace katalogizačního záznamu, případné opravy katalogizačního záznamu.


9. Koordinátor otevírání dat resortní organizace informuje průběžně (i mimo projektové schůzky) o stavu publikace Koordinátora otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE].

Článek 6 - Katalogy otevřených dat [NÁZEV ORGANIZACE]

1. Pro zajištění snadného přístupu k otevřeným datům [NÁZEV ORGANIZACE] (resp. resortních organizací) je na stránce [DOMÉNA DATOVÉHO PORTÁLU OTEVŘENÝCH DAT ORGANIZACE] zpřístupněn katalog otevřených dat.


2. Katalog obsahuje katalogizační záznamy veškerých otevřených datových sad zveřejněných dle této směrnice.


3. Katalog obsahuje rovněž neúplné katalogizační záznamy k datovým sadám, o jejichž publikaci rozhodla porada vedení [NÁZEV ORGANIZACE]. Tyto záznamy obsahují přinejmenším datum rozhodnutí porady vedení [NÁZEV ORGANIZACE] ve smyslu čl. 5 odst. 7, identifikaci kurátora, očekávaný termín zveřejnění, název a popis datové sady.

Článek 7 - Závěrečná ustanovení

1. Kontrolu plnění této směrnice vykonává koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE].


2. Koordinátor otevírání dat [NÁZEV ORGANIZACE] na základě kontroly předkládá na poradu vedení [NÁZEV ORGANIZACE] jednou ročně výroční zprávu o zveřejňování otevřených dat. Účelem této zprávy je podat popis zejména stavu zveřejňování jednotlivých datových sad a dále informaci o četnosti využití datových sad třetími subjekty.


3. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem DD.MM.YYYY.